Електронна трудова книжка поступово стала основним джерелом інформації про трудову діяльність українців. П’ятирічний перехідний період, протягом якого паперові документи мали перевести в цифровий формат, завершується 10 червня 2026 року. Водночас українцям не варто панікувати, якщо вони не встигли завантажити сканкопії до цієї дати. Пенсійний фонд продовжить приймати документи, а паперова трудова книжка не втратить чинності, повідомляють “Вечірні Вісті“.
Оцифрування особливо важливе для підтвердження стажу, набутого до 1 січня 2004 року. Дані після цієї дати переважно вже містяться в Реєстрі застрахованих осіб на основі звітності роботодавців. Старі записи можуть бути відсутні, якщо роботодавець або сам працівник не передав скановані копії документів.
Навигация по статье
Що таке електронна трудова книжка
Електронна трудова книжка є цифровим аналогом традиційного паперового документа. У ній відображаються періоди роботи, інформація про прийняття на посаду, переведення, звільнення та набутий страховий стаж. Відомості зберігаються в персональній обліковій картці застрахованої особи.
Перехід на цифровий облік розпочався у 2021 році. Законодавство передбачало п’ять років для того, щоб Пенсійний фонд отримав відсутні записи про трудову діяльність. Насамперед йдеться про інформацію за періоди, які не потрапили до автоматизованого обліку.
До 1 січня 2004 року в Україні використовувалося поняття трудового стажу. Після набрання чинності законом про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування почали враховувати страховий стаж — період, за який роботодавець або сама людина сплачували страхові внески.
Завершення перехідного періоду не означає автоматичне анулювання паперової книжки. Документ залишається доказом трудової діяльності. Його слід зберігати навіть після появи всіх записів у цифровому кабінеті.
Як перевірити, чи трудова книжка вже оцифрована
Перевірити записи можна в мобільному застосунку Пенсійного фонду або в особистому кабінеті на вебпорталі електронних послуг ПФУ. Після авторизації користувачу потрібно відкрити розділ «Електронна трудова книжка» на головній панелі.
Увійти до кабінету можна кількома способами:
- за допомогою кваліфікованого електронного підпису;
- через Bank ID або Mobile ID у системі ID.GOV.UA;
- за допомогою «Дія.Підпису»;
- за логіном і паролем, отриманими після реєстрації в територіальному органі ПФУ.
Після входу слід перейти до вкладки «Дані ЕТК». Там користувач побачить записи, сформовані на підставі звітності роботодавців, результати оцифрування паперової книжки та завантажені сканкопії.
| Розділ кабінету | Яка інформація міститься |
|---|---|
| Записи трудової книжки | Дані, автоматично сформовані зі звітів роботодавців |
| Відцифрована ЕТК | Записи, внесені після перевірки сканованої трудової книжки |
| Сканкопії трудової книжки | Зображення документів, які передав працівник або роботодавець |
| Мої звернення | Статус опрацювання поданих документів |
| Відомості про трудові відносини | Форма для самостійного завантаження сканів |
Якщо людина офіційно працює, документи часто передає відділ кадрів. Проте працівнику все одно варто самостійно перевірити інформацію. У базі можуть бути відсутні окремі періоди роботи, навчання або інші дані, які впливають на майбутній стаж.
«У нас на роботі відділ кадрів оцифровував. На порталі ПФУ є всі дані, навіть давній офіційний підробіток, про який я вже забув», — розповів один із користувачів сервісу.
Які вимоги встановлені до сканкопій
Оцифрування трудової книжки можна виконати самостійно, однак файли мають відповідати технічним вимогам Пенсійного фонду. Нечіткі, обрізані або неповні зображення можуть повернути на доопрацювання.
Сканувати потрібно всі заповнені сторінки у хронологічному порядку. Зображення мають бути кольоровими та достатньо якісними, щоб працівник ПФУ міг розібрати записи, дати, номери наказів, печатки й підписи. Рекомендована роздільна здатність становить 300 dpi.
Основні вимоги до файлів:
- кольорове зображення;
- формат JPG або PDF;
- розмір кожного файлу — не більше 1 Мб;
- усі записи, печатки та підписи мають добре читатися;
- сторінки необхідно подавати в правильній послідовності;
- на сканах мають бути видимі серія, номер і дані власника книжки.
Не варто завантажувати лише титульну сторінку та останнє місце роботи. Для коректного підрахунку стажу Пенсійний фонд має отримати всі заповнені сторінки. Якщо частина запису розташована на розвороті, потрібно простежити, щоб вона повністю потрапила на зображення.
Порада фахівця
Перед завантаженням відкрийте кожен файл на комп’ютері або телефоні та збільште зображення. Якщо дату, номер наказу або печатку складно прочитати вам, працівник Пенсійного фонду також може не прийняти такий документ.
Які додаткові документи можна подати
Трудова книжка не завжди містить усі періоди, які можуть бути зараховані до стажу. У певних випадках разом із нею подають інші підтвердні документи. Це актуально для навчання, військової служби, догляду за дитиною або зміни персональних даних.
До Пенсійного фонду можна додатково передати:
- військовий квиток;
- диплом, атестат або свідоцтво про очне навчання;
- додаток до диплома;
- свідоцтво про народження дитини;
- свідоцтво про шлюб;
- документ про розірвання шлюбу;
- свідоцтво про зміну імені чи прізвища.
Такі документи потрібні, якщо записи в трудовій книжці відсутні, містять старе прізвище або потребують додаткового підтвердження. Працівникам варто заздалегідь зібрати всі папери, що стосуються періодів до 2004 року.
Як самостійно завантажити трудову книжку на портал ПФУ
Після підготовки файлів потрібно авторизуватися на порталі електронних послуг Пенсійного фонду. Далі в лівій частині особистого кабінету слід знайти розділ «Комунікації з ПФУ» та перейти до вкладки «Відомості про трудові відносини».
У формі мають автоматично відобразитися персональні дані: прізвище, ім’я, по батькові, серія та номер паспорта. Якщо окремі поля залишилися порожніми, їх необхідно заповнити вручну. Після цього користувач підтверджує згоду на обробку персональних даних.
Порядок подання виглядає так:
- авторизуватися в особистому кабінеті ПФУ;
- відкрити «Комунікації з ПФУ»;
- вибрати «Відомості про трудові відносини»;
- перевірити персональні дані;
- надати згоду на обробку інформації;
- натиснути «Додати файл»;
- послідовно завантажити сканкопії;
- підписати звернення;
- натиснути «Відправити в ПФУ».
Після відправлення статус звернення можна відстежувати в розділі «Мої звернення». Опрацювання не завжди відбувається швидко, особливо в періоди масового подання документів.
Статус «в роботі» не означає, що документи втрачено або відхилено. Звернення може тривалий час очікувати на перевірку. Повторне подання без повідомлення про помилку лише збільшує навантаження на систему.
Що робити, якщо ПФУ довго не відповідає
Частина користувачів повідомляє, що статус звернення не змінюється кілька тижнів або навіть місяців. Це пов’язано з великою кількістю документів і необхідністю ручної перевірки кожної сторінки. Один спеціаліст у середньому опрацьовує близько двох десятків сканкопій протягом робочого дня.
«На підприємстві оцифрували книжку, але не додали інформацію про навчання у виші. Я завантажив документи самостійно, проте звернення досі має статус “в роботі”», — розповів користувач порталу.
У Пенсійному фонді пояснюють, що повторно надсилати вже прийняті документи не потрібно. Виняток становлять випадки, коли після перевірки виявлено низьку якість зображення, відсутність частини тексту або нерозбірливі реквізити.
Повідомлення про необхідність виправити документи з’являється в розділі «Мої звернення». Якщо зауважень немає, варто дочекатися завершення опрацювання.
Що буде, якщо не оцифрувати книжку до 10 червня
Законодавчий термін переходу завершується 10 червня 2026 року, але це не останній день, коли можна подати документи. Після завершення перехідного періоду органи ПФУ продовжать приймати та перевіряти скановані копії.
Пенсійний фонд також враховуватиме стаж до 1 січня 2004 року на підставі оригіналу паперової трудової книжки. Тобто пропущений термін не призводить до автоматичної втрати років роботи.
Важливо знати:
- штрафи за неоцифровану трудову книжку не передбачені;
- паперовий документ залишається чинним;
- сканкопії можна буде подати й після завершення перехідного періоду;
- стаж до 2004 року можна підтвердити оригіналами документів;
- за допомогою можна звернутися до сервісного центру ПФУ;
- роботодавець також може продовжувати передавати дані працівників.
Пенсійний фонд наголошує, що твердження про автоматичну втрату стажу або недійсність паперової трудової книжки не відповідають дійсності.
Людина, яка не має електронного підпису, комп’ютера або можливості якісно відсканувати документи, може звернутися до найближчого сервісного центру Пенсійного фонду. Фахівці допоможуть перевірити інформацію та подати необхідні матеріали.
Скільки трудових книжок уже подали на оцифрування
Станом на 20 травня 2026 року на оцифрування було передано 11,34 мільйона сканкопій трудових книжок. Із них 6,46 мільйона подали страхувальники, тобто роботодавці, а ще 4,88 мільйона — самі застраховані особи.
Щомісяця фахівці Пенсійного фонду переводять у цифровий формат понад 255 тисяч сканкопій. Значна кількість звернень пояснює, чому перевірка окремих документів може тривати довше, ніж очікує заявник.
| Хто подав документи | Кількість сканкопій |
| Роботодавці | 6,46 млн |
| Застраховані особи | 4,88 млн |
| Загалом | 11,34 млн |
| Опрацьовується за місяць | Понад 255 тис. |
Ці дані свідчать, що самостійне подання стало звичайною практикою. Майже половину документів передали безпосередньо громадяни, які вирішили перевірити або доповнити записи про власний стаж.
Чому паперову книжку потрібно зберігати
Навіть після успішного оцифрування паперова трудова книжка залишається чинною. Її не варто викидати, пошкоджувати або передавати стороннім особам. Документ може знадобитися для підтвердження окремих періодів роботи, якщо цифрові записи міститимуть помилку або будуть неповними.
Особливу цінність мають записи до 2004 року. Саме паперова книжка може стати основним доказом такого стажу під час оформлення пенсії. Якщо в документі є виправлення, нерозбірливі печатки або неточності, бажано завчасно зібрати додаткові довідки.
Перевірити електронні записи варто не лише людям передпенсійного віку. Молодші працівники також можуть виявити відсутність певного періоду, помилку в даті прийняття на роботу або неправильну назву підприємства.
Що варто зробити працівникам зараз
Завершення перехідного періоду не створює підстав для паніки. Водночас відкладати перевірку на момент оформлення пенсії не варто. Чим раніше людина знайде відсутні записи, тим більше часу матиме для пошуку архівної довідки або підтвердження стажу.
Спочатку потрібно увійти до кабінету ПФУ та переглянути вкладки електронної трудової книжки. Якщо всі періоди відображаються правильно, додаткових дій може не знадобитися. Якщо інформація неповна, слід підготувати якісні скани та передати їх через портал або сервісний центр.
Головне правило — зберігати паперові оригінали навіть після оцифрування. Завершення терміну 10 червня не скасовує право подати документи пізніше, не анулює стаж і не передбачає штрафів. Електронна система спрощує облік, але паперова трудова книжка й надалі залишається важливим підтвердженням трудової діяльності.
Раніше ми повідомляли, що Пенсійний фонд пояснив правила фізичної ідентифікації для пенсіонерів в Україні 2026.
